La confidentialité des données médicales a toujours été encadrée par le secret médical et les bonnes pratiques qui en découle. Cependant, l’explosion du numérique et des cyberattaques ces dernières années ont obligé l’UE à règlementer encore plus la protection des données médicales avec le règlement général de protection des données (RGPD) en application mai 2018.
Vous êtes-vous renseignés sur le RGPD ?
Licéité, loyauté, transparence, durée de conservation, sécurité et confidentialité, droits d’accès des patients, logiciel agréé, accès sécurisé, hébergement certifié HDS… toutes ces informations issues du règlement RGPD vous ont donné le tournis et finalement vous choisissez de continuer à gérer vos dossiers sur papier… mauvaise idée !
Les contraintes de la gestion papier des dossiers
La CNIL, Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés, précise qu’un traitement de données personnelles n’est pas nécessairement informatisé : les fichiers papier sont également concernés et doivent être protégés dans les mêmes conditions.
Donc si vous voulez gérer vos dossier papier, il faudra les protéger en vous équipant d’un coffre-fort ignifugé et étanche suffisamment grand pour stocker tous les documents relatifs aux patients. Prévoir de sauvegarder régulièrement ces documents (photocopiés) dans un autre endroit et dans un autre coffre-fort, détruire manuellement les dossiers ayant dépassés la durée de conservation légale…
Aussi, le partage sécurisé de dossiers papier en toute sécurité sera impossible si vous travaillez dans un cabinet en collaboration avec plusieurs praticiens.
En cas de contrôle, le non-respect de la règlementation entrainera des sanctions lourdes, et cela vous coutera bien plus cher qu’un logiciel adapté à votre métier.
Gérez ses dossiers patients avec des outils bureautiques : une fausse bonne idée !
Vous maitrisez l’art du tableur et vous avez réalisé une application aux petits ognons pour gérer votre cabinet et vos dossiers patients. Même si cela vous aura simplifié la vie, vous ne serez pas pour autant dans les clous.
Les fichiers des applications bureautiques, Word ou Excel par exemple, sont peu sécurisés et très facilement piratables. Pour éviter les cyberattaques on pourrait s’orienter vers un stockage hors ligne, en local (disque dur interne ou externe, clé USB) déconnecté de tout réseau mais cela rendrait les données encore plus vulnérables en cas de panne, perte ou vol.
Pour pallier aux problèmes de sécurité il conviendrait de mettre en place des systèmes de sauvegardes performants et coûteux, chiffrer les données sur les supports… et tout cela ne dispenserait pas de faire des traitements manuels pour l’archivage, la destruction… comme avec des données sur papier.
De plus, pour toute évolution en cas de changement de norme, de nouveauté règlementaire ou tout simplement en cas de mise à jour de votre tableur préféré, vous vous exposez à de longues heures de débogage et de paramétrage de votre nouvelle application maison. Vous ne préférez pas passez tout ce temps à l’exercice de votre activité ?
En route vers la digitalisation des cabinets d’ostéopathes avec des solutions adaptées.
S’équiper d’un logiciel métier n’est pas une obligation mais au regard de toutes les contraintes et risques détaillés plus haut, l’adoption d’une solution informatique conforme semble quasi incontournable.
D’abord, dans le cadre de son abonnement, un éditeur de logiciel fournit avec son application tout le support nécessaire à l’utilisation et au bon fonctionnement. Les éditeurs de logiciels pour les professions médicales ont des obligations supplémentaires en termes de sécurité, d’hébergement et de fonctionnalités pour que leur outil soit conforme : c’est la norme HDS, Hébergement de Données de Santé.
Ensuite, le logiciel disposera de fonctions facilitatrices dans le cadre du RGPD pour vous aider dans les démarches d’archivage, de partage ou de suppression… vous vous concentrez sur l’utilisation de votre logiciel uniquement pour votre activité.
Enfin, pour votre activité, un logiciel métier sera adapté à votre profession. Fini la prise de rendez-vous par téléphone, vos patients réservent leur consultation directement en ligne. Avec votre dossier informatisé, vous accédez instantanément à tout l’historique du patient. Vous facturez et suivez les encaissements très facilement, vous pouvez-même transférer automatiquement les factures auprès de certaines mutuelles. Bénéficiez d’un véritable espace collaboratif pour partager vos dossiers avec vos confrères, communiquer avec vos patients, utiliser des rappels et notifications.
Vous pouvez trouver des applications en ligne adaptées à votre métier à partir de 24€ TTC par mois. C’est le cas chez Osteo2ls (https://osteo2ls.com) qui propose une formule complète pour la gestion de votre cabinet et des rendez-vous. Tout se fait simplement en ligne, vous démarrer votre activité en quelques clics. L’éditeur vous propose même de tester gratuitement sa solution pour vos 25 premiers patients ! Voilà de quoi vous rassurer et franchir le pas.
